上司が海外出張で10日ほど携帯電話に取れないので、私の携帯電話に転送するので代理に取るようにお願いされました。
電話嫌いの私。もちろん断ることができないので、「わかりました」と引き受けました。
同じような経験をされる方に、少しでも参考になればと記録しておきます。
事前準備
上司のスケジュールを確認しておく
私の場合、上司は海外出張でしたので、絶対に飛行機に乗っている時は、つながりません。
何時に出発して、何時に到着するのかを確認することが大事です。
もちろん、日本時間で何時なのかが必要です。
そして、上司の行き先の国と日本との時差を確認しておく必要があります。
時差3時間マイナスだとしたら、日本時間 朝9時だと上司は朝6時です。
もしかしたら、ゆっくり休んでいるかもしれません。
その場合、必要最低限だけ連絡する必要があります。
時差を知って、上司が今どんな時間なのかを知っておく必要があります。
今は、スマホで世界の時間がすぐにわかります。頭ですぐに計算できない時差でしたら、スマホを見て時間確認するのも一つの手です。
電話があったときの報告の仕方を確認
今は、いろんな手段で報告できます。
メール、LINE、チャットワーク。もちろん直接電話で伝えるという手段もありですね。上司に確認してどのように報告するかを聞いておくことが大事です。
私の場合は、LINEで報告してほしいとのことでした。
転送されて、私の電話にかかるので着信履歴からスクリーンショットで画像にしてLINEへ貼り付けしてくれて良いと言われました。
こちらも、かかってきた時間を入力する必要もなく、名前と、用件だけ伝えたら済みますので手軽でした。
上司にかかる電話です、私の電話帳に入っていないので電話番号だけが通知されますので、相手の名前をしっかり聞くことが大事になります。
聞き取れなかった時のために録音アプリ
電話嫌いの私ですので、緊張して名前を万が一聞き取れなかった時や、用件を再度聞き直してもわからなかった時のために、録音アプリを入れました。
「録音通話 ACR」です。
アンドロイド用があります。残念ながらiPhone用はありません。
けれど、有効にならないといったレビューがあり、この機能を100％信頼してはいけません。取れてなくても大丈夫なように、復唱して確認が必要です。
聞き取れなかったときの最終手段として利用しました。
実際は、「録音通話 ACR」アプリは、必要ありませんでした。きちんと名前や用件をアプリに任せることなく電話応対することができました。
お客様に伝えておく
出張前に、お客様に電話に出れない旨を伝えるのがもっとも電話がかかってこくて良い方法です。
メールでしたら、上司がお客様にメールする際、署名近くに「○/○～○/○は海外出張のため携帯電話に出ることができません・・・」を記入してもらえると助かります。
書類を送付する際に一枚お知らせの紙を添付するのもいいと思います。
けれど、やっぱり事前にお知らせしていても忘れてしまうので、LINEやFacebookなどで、タイムラインでお知らせすると、あー今、電話しても直接つながらないんだな、と気づいてもらえます。
転送される私としても、電話がかかってこないのが一番うれしいので、急な海外出張でなければ事前に告知できる日数があります。お客様に連絡は、上司からやっていただきたいことです。
直接つながる電話を聞いておく
海外でも電話が取れる時代です。出張中、海外で電話ができるように番号を取得することができます。その電話番号は、上司は社内の人にだけ伝えていました。お客様に伝えると仕事になりませんしね。
万が一、急用な時だけ連絡がつくように電話番号を聞いておく必要があります。
電話応対の仕方
上司の携帯電話なので社長クラスの人からの電話がほとんどでした。
こちらも緊張しますが、人間です。相手も想像としていた声（上司が男性なので）と違う声（私の女性の声）で電話を取るとびっくりされます。「えーっと…」としりごみされることもありました。そんな時でも丁寧に応対することが基本です。
第一声
第一声は、会社名、私の名前を名乗り、相手をまず安心させて代理で電話をお取りしていることがわかるように、「〇〇の指示で電話に出ました」とお伝えしました。
↓このように、出ました。
「〇〇会社、〇〇（私の名前）でございます。〇〇（上司の名前）の指示で代理でこの電話に出ました。ご用件承ります。」
必要最低限だけ伝える
海外出張だけれども、どこにいつまで行ってるなど、相手は聞いていないことをこちらから言う必要はないと思いますが、必要最低限を伝える必要があります。
折返しの電話応対
どうしても、折返しの電話が欲しい方のみ、「連絡がつき次第 050の番号からお電話がかかりますが、電波状況が悪い場合もございます、ご了承くださいませ」とお伝えしました。
折返しの電話が必要ないと言われた時
必要ないと言われても、電話があったことは伝える必要があります。
「折返し不要ですと、おっしゃていました」と伝えることが必要です。
不要とおっしゃる方こそ、何か言いたいことがあることが多いので、丁寧な対応が必要です。「◯日まで出張しておりますので、この電話に直接◯◯（上司の名前）とつながりません、申し訳ございません」と、いつまで電話がつながらないかも伝えておかないと再度、日数を置いてから電話がかかってくることになります。不要と言われた方に、私は、出張期間をお伝えしました。
他の手段で連絡を取りますと言われた時
相手に「LINEで連絡します」と言われた時も、「折返し不要」の時と同じく、電話がかかってきたことと、その旨を、上司に伝えておく必要があります。決して直接やり取りするから連絡しなくていいや、と思わないようにご注意下さい。
まとめ
代理で電話を取るのはやはり、緊張します。私は、緊張しました。
事前に、第一声の言葉を決めておくと、とりあえずの言葉が決まりあとは、相手が用件を言ってくれるのを待つだけです。私のように電話嫌いな方は特に、第一声の言葉を準備して何度か声に出して練習すると、少しは落ち着くと思います。
1、2日目は、落ち着きませんでしが、3日目となると慣れてきて少しは落ち着いて電話番ができました。
少しでもご参考になれば幸いです。
